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        隨著人事制度的不斷改革，當(dāng)前人事代理機(jī)構(gòu)逐漸演變成最重要的人才儲(chǔ)備庫(kù)。隨著人才流動(dòng)幅度的不斷加快，人事代理業(yè)務(wù)的日益增多，代理工作難度系數(shù)的加劇，在信息時(shí)代，如何加強(qiáng)人事檔案管理工作是亟待解決的重要問(wèn)題。

        一、當(dāng)前人事代理檔案管理信息化建設(shè)面臨的弊端

        （1）信息管理技術(shù)有待優(yōu)化

        傳統(tǒng)人事代理檔案管理主要采用收集整理，編號(hào)，立卷歸檔，查閱轉(zhuǎn)檔的模式，在信息時(shí)代雖然引入了信息化管理模式，但是部分管理人員還在延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，加劇了檔案管理工作人員工作量。追本溯源，因?yàn)槿狈σ惶讓?shí)用的電子軟件，缺乏先進(jìn)的檔案信息錄入技術(shù)，還有部分單位雖然引入了電子平板掃描技術(shù)，原始檔案轉(zhuǎn)化中的效率問(wèn)題，但是在保密性、準(zhǔn)確性方面還有待改進(jìn)。

        （2）檔案管理信息化意識(shí)孱弱

        經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，人事代理制度在企事業(yè)單位的得到了較為廣泛的運(yùn)用，緩解了就業(yè)壓力，優(yōu)化了檔案管理，從表面來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)人事代理制度已經(jīng)初成雛形，具備了一定的規(guī)模。但受多種因素影響，人事代理檔案管理中還存在諸多問(wèn)題，部分企事業(yè)單位沒(méi)及時(shí)與代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行對(duì)接，思想上存在不信任人事代理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致無(wú)法推進(jìn)人事代理檔案信息化建設(shè)的步伐。

        （3）檔案管理制度不完善

        當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，各級(jí)人才服務(wù)中心都普及了大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的使用，人事檔案管理也從過(guò)去的紙質(zhì)保管變成電子存檔，并取得了一定的成效。然而受多種因素的掣肘，在人事代理檔案信息化管理中還存在諸多問(wèn)題，檔案管理不完整，檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)有待優(yōu)化，操作缺乏實(shí)用性和靈活性。

        （4）檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

        在信息時(shí)代人才服務(wù)中心人事代理檔案可以說(shuō)已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了電子化存檔，由于信息技術(shù)和系統(tǒng)更迭，在信息化管理中還存在一定的漏洞，造成管理人員無(wú)法及時(shí)獲取人事檔案信息，及時(shí)整理信息。有人自己拿著檔案，存放人才交流中心，檔案轉(zhuǎn)至生源地，公對(duì)公轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。檔案在個(gè)人手中，對(duì)于檔案信息是否真實(shí)、完整埋下風(fēng)險(xiǎn)。

        二、加強(qiáng)人事代理檔案信息化建設(shè)的策略

        （1）完善網(wǎng)絡(luò)管理制度， 提升檔案信息化水平

        “制度是行為規(guī)范的準(zhǔn)繩” 。對(duì)此，我們要立足于實(shí)際，系統(tǒng)梳理，理順體制，細(xì)化措施、著力補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)、建機(jī)制，完善機(jī)制，確保檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度開(kāi)展相關(guān)工作。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)與軟件開(kāi)發(fā)公司的合作，以便研發(fā)出針對(duì)性強(qiáng)，功能完善的人事檔案管理軟件，依托先進(jìn)的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，推進(jìn)統(tǒng)計(jì)分析、異地查詢、在線開(kāi)具證明等服務(wù)，打破傳統(tǒng)人檔分類的藩籬，促進(jìn)人事代理成本的減低，從整體上促進(jìn)社會(huì)服務(wù)效率的提升。構(gòu)建企事業(yè)單位與人力資源二者間的聯(lián)系，依托信息技術(shù)，推動(dòng)在線檔案投遞或是人力資源工序平衡。還可以依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，做好代理檔案資源的統(tǒng)計(jì)分析，構(gòu)建立體化、智能化的人事檔案管理制度，夯實(shí)人事代理檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

        （2）與革故鼎新轉(zhuǎn)變觀念，夯實(shí)信息建設(shè)基礎(chǔ)

        為推進(jìn)人事代理檔案管理信息建設(shè)步伐，首先我們要打破墨守成規(guī)的思想，認(rèn)識(shí)到想要推進(jìn)人事代理信息管理就必須要依托現(xiàn)代信息技術(shù)。在以往傳統(tǒng)人事檔案管理中主要依靠手工操作的方式來(lái)收集紙質(zhì)檔案和整理歸檔，這種落后的方式，工作效率低下，信息精準(zhǔn)性存在偏差，無(wú)法及時(shí)查詢檔案信息，基于此，我們要轉(zhuǎn)變觀念依托各種先進(jìn)技術(shù)，基于國(guó)家統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)下，投入人力物力，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)信息化建設(shè)的規(guī)范要求，考慮檔號(hào)的設(shè)置，檔案的分類。同時(shí)并將人事代理檔案信息都有效地納入到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中，再進(jìn)一步細(xì)化檔案門類，進(jìn)而便于人事代理檔案信息的導(dǎo)入傳出，或是檔案信息的共享和人力資源的流動(dòng)。

        （3）積極引入先進(jìn)技術(shù)，有效減少檔案損耗

        推進(jìn)檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，在人事代理檔案管理中信息技術(shù)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，檔案管理人員的管理方式即收集來(lái)的人事檔案資料進(jìn)行有效分類、排列裝檔，編號(hào)分卷，有需要經(jīng)常翻閱檔案，因此在查閱中容易出現(xiàn)錯(cuò)漏和破損，加之因?yàn)榇砣嘶蚴菃挝坏男枨蠖啻蝹鞒?fù)印，不可避免的對(duì)紙質(zhì)檔案造成機(jī)械性的損傷，加速原件的褪變和脆化，嚴(yán)重威脅檔案信息的安全。對(duì)此合理應(yīng)用檔案新技術(shù)，可以一次性完善有效將所收集的人事檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行多次打印復(fù)制，供多家用人單位查詢。另外還可以依托先進(jìn)防火墻技術(shù)和等級(jí)嚴(yán)格的密級(jí)管理制度，保障代理檔案的安全。

        （4）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)管理信息進(jìn)程

        實(shí)現(xiàn)代理檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化，離不開(kāi)高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才。基于此，我們要立足于實(shí)際，通過(guò)“走出去，引進(jìn)來(lái)”的方式，定期加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，深化其安全意識(shí)，工作責(zé)任心，幫助其掌握先進(jìn)的檔案管理方式，在具體的工作中依托管理制度，切實(shí)做好自己的本職工作。另外，還要信息技術(shù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)了解檔案信息化的過(guò)程，熟悉或是掌握各種新載體的物理性能。為構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍，還要引入檔案管理人才，充實(shí)現(xiàn)有人才隊(duì)伍，助力檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

        由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，使人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生較多的拓展，主要包括以下四個(gè)方面：

        1、“信息數(shù)據(jù)量大”：為方便企事業(yè)單位選人用人工作的需要，人事代理檔案管理部門要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)現(xiàn)代化手段的采集信息量大優(yōu)勢(shì)，對(duì)被管理服務(wù)對(duì)象的個(gè)人相關(guān)數(shù)據(jù)做到充分搜集，不僅包括基本人事信息，而且包括社會(huì)關(guān)系、德能勤績(jī)、社會(huì)誠(chéng)信等信息。

        2、“涉及范圍廣”：為方便被管理服務(wù)對(duì)象的使用，要圍繞新形勢(shì)下的社會(huì)保障做好人事代理工作，把勞動(dòng)力的醫(yī)保金、失業(yè)金、再就業(yè)狀況、住房公積金、養(yǎng)老金等信息準(zhǔn)確無(wú)誤地包括進(jìn)來(lái)。

        3、“服務(wù)層次深”：為方便被管理服務(wù)對(duì)象就業(yè)再就業(yè)需要，要圍繞不同學(xué)歷、不同年齡段、不同專業(yè)、不同層次的人力資源開(kāi)發(fā)進(jìn)行深層次的服務(wù)，包括人事政策法規(guī)咨詢服務(wù)、職業(yè)培訓(xùn)信息咨詢、就業(yè)招應(yīng)聘信息服務(wù)等。

        4、“適應(yīng)變化快”：為方便招聘、應(yīng)聘人事工作的需要，要發(fā)揮信息時(shí)代變化快的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，在廣泛采集信息的基礎(chǔ)上，盡量完善人力資源檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，及時(shí)跟蹤更新和修改變化了的個(gè)人檔案信息，保證其檔案信息的準(zhǔn)確性，添加數(shù)據(jù)庫(kù)的編輯功能，增加分類統(tǒng)計(jì)功能，便于分類集中查詢，添加組合查詢功能，使人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)在資源共享中發(fā)揮作用。

        21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，人事代理制度的檔案管理是保管和提供利用人力資源信息的重要職能部門，是最有實(shí)用價(jià)值的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)，要與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的新變化，要求人們重新從人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵和外延中，加深對(duì)信息化建設(shè)的意義和作用認(rèn)識(shí)，在收集、保管、利用等方面對(duì)人事代理工作做出全方位的調(diào)整，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，把傳統(tǒng)載體檔案管理者從繁雜的查找、翻閱、核對(duì)、復(fù)制、歸檔等勞動(dòng)中解放出來(lái)，把服務(wù)工作放在一起工作的首位，以現(xiàn)代化方式全方位地滿足用人、就業(yè)工作的需要。以檔案信息全面、準(zhǔn)確、及時(shí)為工作標(biāo)準(zhǔn)，以采用檔案信息快速、便捷為效率標(biāo)準(zhǔn)。以全方位、多角度采集信息、大數(shù)據(jù)分析，生成可視化檔案、可分類查詢?yōu)楣ぷ魃疃葮?biāo)準(zhǔn)，為優(yōu)化人才配置、提升管理質(zhì)量和更好地提供數(shù)據(jù)化服務(wù)，為黨和政府的決策以及企事業(yè)單位提供真實(shí)可靠的用人依據(jù)。

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